home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / accoting / medlin / medlin.arc / GENERAL.DOC next >
Encoding:
Text File  |  1992-09-04  |  11.0 KB  |  273 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.        GENERAL INSTRUCTIONS FOR MEDLIN ACCOUNTING SHAREWARE
  5.  
  6.  
  7.      This disk contains the five programs of the Medlin Accounting
  8. Shareware System:
  9.  
  10.      PC-GL    Double Entry General Ledger
  11.      PC-AR    Accounts Receivable
  12.      PC-PR    Payroll Writing
  13.      PC-AP    Accounts Payable
  14.      PCINV    Invoice Writing
  15.  
  16.      Registration is $25 for the PCINV program and $35 each for
  17. the other programs.  The registration fee entitles you to
  18. telephone support and a configuration program to change several
  19. parameters of the program.  Send a check to:
  20.  
  21.                Jerry Medlin
  22.                1461 Sproul Ave.
  23.                Napa, CA.  94559
  24.  
  25.      The order form is at the end of this manual.  To charge, call
  26. (707) 255-4475 between the hours of 8AM to 6PM, Pacific time.  We
  27. accept Master Card and Visa only.  You may also fax the order form
  28. to 707-255-9266.
  29.  
  30.      Running the VIEWDOC program will install the programs on a
  31. disk or subdirectory of your choice.  The installation procedure
  32. consists of copying ONLY the program files to another disk --
  33. EXISTING DATA FILES ARE NOT AFFECTED AND WILL NOT BE ERASED.
  34.  
  35.  
  36. INSTALLING THE PROGRAMS ON A HARD DISK
  37.  
  38.      To install the programs on a hard disk, just run the VIEWDOC
  39. program.  You will be able to pick which programs you wish to
  40. install and change the installation path if necessary.  If a
  41. subdirectory has not been created, the install routine will create
  42. one.  The main programs and any configuration programs included
  43. will be copied to the subdirectory.  If you are using PC-GL for
  44. the first time, the Standard Chart of Accounts will be copied to
  45. the subdirectory when you install the PC-GL program.  If you
  46. already are using a chart of accounts, it will not be changed.
  47.  
  48.      If you have been using previous versions of Medlin Accounting
  49. Shareware, your previous data will remain intact.  NO EXISTING
  50. DATA WILL BE CHANGED OR ERASED BY THE INSTALL ROUTINE.
  51.  
  52.      The VIEWDOC installation program will look for earlier copies
  53. of Medlin Accounting Shareware programs on your hard disk.  If
  54. earlier copies are found, that subdirectory will be used as the
  55. default subdirectory.  If no copies are found, the default
  56. subdirectory will be C:\ACCT.
  57.  
  58.      If you wish to install the programs on a drive other than C:
  59. drive and a subdirectory other than \ACCT, you may enter a
  60. different drive and subdirectory.  (The drive and subdirectory
  61. together are called the path.)  You should install all four
  62. programs on the same subdirectory for easy accessibility.
  63.  
  64.      Exit VIEWDOC by selecting QUIT from the menu.
  65.  
  66.      To run a program, first change to the subdirectory by typing:
  67. CD \ACCT  then type the program name.  So, you would type PC-GL to
  68. run PC-GL or PC-AR to run PC-AR.
  69.  
  70.  
  71. INSTALLING THE PROGRAMS ON A FLOPPY DISK
  72.  
  73.      Installing the programs requires formatting a program disk
  74. and a data disk, then using the VIEWDOC program to copy the
  75. programs to the program disk.  If you already have a program disk
  76. and data disk, skip formatting and just run the VIEWDOC
  77. installation program to copy the new programs to your old program
  78. disk.
  79.  
  80.  
  81. FIRST TIME INSTALLATION-FORMATTING DISKS
  82.  
  83. To format the data disk, put your DOS disk in drive A: and a blank
  84. disk in drive B: and type:   FORMAT B:
  85.  
  86.      Leaving your DOS disk in drive A:, create a program disk by
  87. putting another blank disk in drive B: and type:   FORMAT B:/S
  88.  
  89.      Put away your DOS disk.
  90.  
  91.      Move the formatted program disk to drive A: and put the
  92. supplied disk (this disk) in drive B: and type:   B:VIEWDOC
  93.  
  94.      Select and install the programs you plan to use to the disk
  95. in drive A:. The INSTALL PROGRAM will copy the main program as
  96. well as the configuration program (included if you have registered
  97. for the program).  Exit the VIEWDOC program by choosing QUIT.
  98.  
  99.      If you are running PC-GL for the first time, copy the
  100. standard chart of accounts to the data disk by entering:
  101. COPY A:PC-GL.COA B:
  102. at the DOS prompt (A> or B>).
  103.  
  104.      To run any program, place the program disk in drive A: and
  105. the data disk in drive B: and type the name of the program
  106. followed by B:.  IE. type PC-GL B: to run the PC-GL program or PC-
  107. AR B: to run PC-AR.  If you have the configuration programs, you
  108. can use them to permanently set B: drive as the data drive.   A
  109. configuration program is provided to registered users of each
  110. program.
  111.  
  112. THE MEDLIN MENU PROGRAM
  113.  
  114.      The menu program will allow you to run all of the MEDLIN
  115. ACCOUNTING SHAREWARE programs you have installed from a simple
  116. menu.  Use the VIEWDOC program to install the MEDLIN MENU PROGRAM
  117. on the directory or disk where the programs are installed.  If
  118. installed on a hard disk, a small batch file called MEDLIN will be
  119. created in the root directory of your hard disk.  You may then run
  120. MEDLIN by typing MEDLIN from the root directory or from the
  121. directory where the programs are installed.
  122.  
  123.      Using the menu program will reduce the capacity of other
  124. programs slightly.  So, if you are running PC-AR with a large
  125. customer list, you should probably not use the menu program.
  126.  
  127.  
  128. INTEGRATING THE PROGRAMS
  129.  
  130.      With the exception of PC-AP and PCINV, the programs are not
  131. "integrated".  This means to get the sales totals from the
  132. Accounts Receivable program to the General Ledger program you must
  133. make a journal entry.  Likewise, the payroll totals need to be
  134. entered each month into the general ledger program.  Once you are
  135. familiar with the programs, this takes only a few minutes per
  136. month, and is more convenient than having all of the sales and
  137. payroll detail transferred to the general ledger program
  138. automatically.  The PC-GL manual includes a section on posting
  139. payroll and sales data to the General Ledger.
  140.  
  141.  
  142. POP-UP CALCULATOR
  143.  
  144.      All Medlin Accounting programs have a built in four function
  145. pop-up calculator that works like a standard pocket calculator (if
  146. there is such a thing).  Press the F10 key and a small box will
  147. appear in the lower right of your screen.  Enter a number and use
  148. the +, -, *, or / keys to add, subtract, multiply or divide.  If
  149. you call the calculator from a numerical entry field, (when
  150. _________.__ is displayed), the calculated amount may be plugged
  151. into the entry field.  Press the Enter key twice when leaving the
  152. pop-up calculator to plug the calculated amount.
  153.  
  154.  
  155. COMMAND LINE OPTIONS
  156.  
  157.      The configuration programs available to registered users
  158. allow you to specify a data path and colors for each program.  You
  159. may also specify the desired data path and colors by adding them
  160. to the command line separated by blank spaces.  The commands are
  161. in the following order:  DATA PATH, BORDER COLOR, DATA COLOR,
  162. PROMPT COLOR AND BACKGROUND COLOR.  For example, if you run PC-GL
  163. by typing:     PC-GL B: 3 14 10 1
  164. The program looks for data on the B: drive and uses Cyan borders,
  165. Yellow data, Light Green prompts with a Blue background.
  166.  
  167.      The programs always default to the color mode if you have a
  168. color board in your computer.  Adding /bw to the command line will
  169. force the programs to run without colors if your computer has a
  170. color or graphics board and a monochrome monitor.
  171.  
  172.  
  173.  
  174.      Putting the data path on the command line can be used to run
  175. multiple clients or businesses.  You can put each business on a
  176. separate floppy disk and then run the program by typing:    PC-GL
  177. A:
  178.  
  179.      On a hard disk, you may put each business in a separate
  180. subdirectory and place the subdirectory name on the command line.
  181. For instance if you had a business named SMITH and a business
  182. named JONES you could make a separate subdirectory for each
  183. business under the ACCT subdirectory.  Then, when you run the
  184. program by typing:    PC-GL SMITH
  185. the program would read and write data to the SMITH subdirectory.
  186. If you don't understand what a subdirectory is on a hard disk, you
  187. may wish to read your DOS manual a bit first.
  188.  
  189.      You may also add a path to the command line when running the
  190. MEDLIN MENU PROGRAM and that path will be passed to each program.
  191.  
  192. THE KEYBOARD
  193.  
  194.      The programs make liberal use of the PC's ten key pad for
  195. both numbers and commands.  At some places in the programs, the 10
  196. key pad produces numbers and at other times the 10 key pad
  197. produces directional commands.  The programs disregard the Num
  198. Lock status, so it is unnecessary to turn your Num Lock on and off
  199. as you switch from arrow keys to numbers.  The 10 key pad will
  200. produce numbers or commands depending on what is needed at that
  201. point in the program.  One slight side effect of this process is
  202. that for keyboards having separate arrow keys, pressing the arrow
  203. keys will produce numbers at times when the arrow keys are not
  204. needed.
  205.  
  206.      These programs have been developed and refined over a period
  207. of six years.  I'm sure you'll find them better than anything else
  208. available.  So, relax, take a deep breath and get your books in
  209. order.
  210.  
  211.                                ****
  212.  
  213.      This program is produced by a member of the Association of
  214. Shareware Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the
  215. shareware principle works for you. If you are unable to resolve a
  216. shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  217. member directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can
  218. help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but does
  219. not provide technical support for members' products. Please write
  220. to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442-9427
  221. or send a Compuserve message via CompuServe Mail to ASP Ombudsman
  222. 70007,3536.  FAX: (616) 788-2765.
  223.  
  224.  
  225. MEDLIN ACCOUNTING SHAREWARE    Remit to:  Jerry Medlin
  226.          ORDER FORM                        1461 Sproul Ave.
  227.                                            Napa, CA.  94559
  228.                Phone: 707-255-4475         Fax: 707-255-9266
  229.  
  230. PC-GL General Ledger Program            ($35)      ________
  231.  
  232. PC-AR Accounts Receivable Program       ($35)      ________
  233.  
  234. PC-PR Payroll Writing Program           ($35)      ________
  235.  
  236. PC-AP Accounts Payable Program          ($35)      ________
  237.  
  238. PCINV Invoice Writing (requires PC-AR)  ($25)      ________           
  239.      
  240. CA Residents add Sales Tax                         ________
  241.  
  242.      Total Enclosed                                ________
  243.  
  244. Name:   ________________________________________________________
  245.  
  246. Company:________________________________________________________
  247.  
  248. Address:________________________________________________________
  249.  
  250. City:   __________________________ State _______ Zip ___________
  251.  
  252. Check one:   5.25 inch OK? ____ or 3.5 inch disk required? ____
  253.  
  254. Payment by:   Check _____   MC _____  VISA _____
  255.  
  256. Card no.:  _____________________________________________________
  257.  
  258. Expiration: _______________    Phone ___________________________
  259.  
  260. Cardholder
  261. Name      ______________________________________________________
  262.  
  263. Cardholder
  264. Signature  _____________________________________________________
  265.  
  266.  
  267. Where did you get our program? _________________________________
  268.  
  269. Sorry, no CODs or Purchase Orders.
  270. Latest version of all five programs and configuration programs for
  271. registered programs will be mailed by First Class Mail.
  272.  
  273.